Assistant.e administratif.ve

ORNISEC est un cabinet de conseil indépendant spécialisé en cybersécurité, dont la mission est d’aider les entreprises à sécuriser leur système d’information avec une approche simple, pragmatique et orientée terrain. Excellence, Pragmatisme, et Terrain sont nos maitres mots pour répondre à notre métier qu’est le conseil & l’audit SSI :

• 🏆 Excellence : livrer un haut niveau d’expertise, certifié et reconnu
• 🛠️ Pragmatisme : proposer des recommandations actionnables et adaptées
• 👟 Terrain : comprendre les enjeux concrets pour chaque client, et adapter nos livrables à la réalité du quotidien

Nous sommes présents sur tout le territoire français (métropole et DOM/TOM), ainsi qu’à l’international (Allemagne, Canada, Chine, Maroc, Qatar, Nigéria). Nous comptons à ce jour plus de 300 clients PME/ ETI dans divers secteurs d’activités : Aériens, maritime, santé, banque, assurance, énergie, secteur public, etc. Qualifié PASSI par l’ANSSI, et 1^ère société en France à être qualifiée PACS sur toutes les portées en cycle commercial, nous mettant l’accent sur l’excellence pour apporter un accompagnement de très haut niveau d’expertise à nos clients. Afin de renforcer notre équipe, nous sommes à la recherche d’un(e) assistante administrative.

Descriptif du poste

En tant qu’assistant.e administratif.ve, tu seras chargé.e d’assurer le bon fonctionnement administratif, commercial et financier d’ORNISEC au quotidien. Tu devras gérer la facturation, la gestion des devis et factures, les relances clients, la comptabilité courante, ainsi que les tâches logistiques et contractuelles de l’entreprise. Ton objectif : garantir une organisation fluide, rigoureuse et réactive pour soutenir l’efficacité de l’équipe et la performance de l’entreprise.

Ce que nous offrons

Rejoindre ORNISEC, c’est intégrer un cabinet indépendant en cybersécurité en pleine croissance, reconnu pour son exigence technique, son pragmatisme terrain et son esprit d’équipe. Tu évolueras dans un environnement stimulant, avec des missions à fort impact, une culture de la confiance, et une équipe bienveillante qui valorise l’expertise de chacun.

• Projets stimulants : Tes journées seront rythmées par des missions diverses et variées, à l’image de la richesse de notre portefeuille client (secteurs critiques, ETI, CAC40, secteur public et international).
• Onboarding personnalisé : Un parcours d’intégration préparé avec soin, pour que tu te sentes rapidement chez toi.
• Confiance & flexibilité : Horaires flexibles, télétravail possible sur simple demande (jusqu’à 2 jours par semaine selon contexte client).
• Partage de la valeur : Possibilité de rejoindre le capital via un mécanisme de BSPCE attribués annuellement aux collaborateurs les plus impliqués.

💼 Conditions & Avantages

• Contrat CDI  
• Locaux modernes à Saint-Grégoire, facilement accessibles avec place de parking, café & thé à disposition.
• Ticket restaurant Carte Uppone prise en charge à 50 %.

💰 Salaire : un package entre 25 et 35k€ Selon ton expérience et ton niveau d’autonomie 🎁 Package d’avantages : BSPCE, tickets restaurants, mutuelle, etc.

Missions & Actions

En tant qu’assistant.e administratif.ve, tu joues un rôle central dans le bon fonctionnement d’ORNISEC. Tu assures le support quotidien aux activités commerciales, financières, comptables, administratives et logistiques de l’entreprise. Tu travailles en lien direct avec les équipes internes (commerciale, RH, Production, direction) et nos partenaires externes.

1. Support commercial et suivi des ventes

• Réaliser et envoyer les devis et les offres commerciales (AVV) en lien avec l’équipe commerciale. • Gérer les appels clients entrants et assurer les relances commerciales. • Participer à la constitution des dossiers administratifs pour les réponses aux appels d’offres. • Alimenter les tableaux de suivi commercial et suivre les indicateurs de performance. • Organiser les rendez-vous avec les clients.

 

2. Gestion administrative et logistique

• Remplir les documents administratifs demandés par les clients (formulaires, attestations, RIB…). • Préparer et compléter les dossiers administratifs destinés aux partenaires et tiers (ex : BPI, collectivités). • Gérer le courrier et les appels téléphoniques. • Réserver les déplacements professionnels des collaborateurs et assurer le suivi logistique (factures, notes de frais, calendrier véhicule de service). • Gérer les achats de fournitures et consommables. • Suivre et renouveler les contrats liés aux services généraux (électricité, internet, téléphonie, Amazon Business). • Assurer la conformité des contrôles obligatoires (extincteurs, électricité).

3. Comptabilité et gestion financière

• Émettre les factures clients et suivre les paiements. • Déposer les factures sur les plateformes publiques (CHORUS, etc.). • Saisir les factures d’achat, de vente, et faire la saisie des écritures comptables (CEGID). • Gérer les notes de frais : collecte, scan, dépôt dans l’outil et transmission à la RH. • Saisir les données de TVA pour les différentes entités du groupe. • Mettre à jour le fichier de suivi des dépenses à partir des relevés bancaires.

4. Suivi des projets

• Compléter et actualiser chaque semaine le fichier de suivi des bons de commande. • Mettre à jour les éléments de facturation dans les tableaux de suivi projet.

5. Appui RH

• Participer à la collecte de documents RH liés à la gestion administrative du personnel. • Transmettre les notes de frais pour prise en charge par la paie

Profil recherché

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve confirmé.e, autonome et structuré.e, disposant d’au moins 5 ans d’expérience sur un poste assistant.e administratif.ve polyvalent mêlant gestion administrative, comptabilité et support commercial. Issue d’une formation Bac+3 minimum, tu sais évoluer dans un environnement exigeant où rigueur, fiabilité et agilité sont indispensables. Tu es à l’aise avec la facturation, la gestion comptable courante (TVA, saisie, notes de frais), la relation clients/fournisseurs, et tu sais suivre plusieurs projets de front sans jamais perdre le fil. Tu maîtrises les outils de gestion et tu es capable de piloter des indicateurs financiers avec précision. Tu sais aussi organiser des déplacements et répondre aux demandes internes avec réactivité et implication. Curieux.se, accessible et orienté.e solution, tu es reconnue pour ton sens du service, ta capacité à gérer les priorités, et ton envie de contribuer activement à la performance collective. Expérience et Parcours

• Diplôme Bac+3 minimum (Gestion administrative ou équivalent).
• 5 ans d’expérience minimum en tant qu’assistant.e administratif.ve avec des missions similaires

Hard Skills

• Maîtrise de la gestion comptable : Savoir tenir à jour la comptabilité et la saisie comptable avec rigueur (TVA, saisie comptable, rapprochements bancaires, gestion des notes de frais, classement des factures de vente et d’achat, etc.)
• Maîtrise de la facturation et du suivi des paiements : Savoir émettre des devis, factures, suivre les encaissements, utiliser les plateformes de facturation publique (ex : CHORUS), et tenir à jour les fichiers de facturation et les indicateurs associés.
• Utilisation avancée d’un logiciel comptable : Maîtrise d’un outil de gestion comptable tel que CEGID, incluant la saisie des écritures d’achat, de vente, la gestion de la TVA, et la préparation des éléments comptables à transmettre au cabinet externe.
• Gestion de la relation client et fournisseur : Capacité à interagir efficacement avec les clients (relances, demandes administratives) et les fournisseurs (commandes, factures, règlements)
• Suivi rigoureux des indicateurs financiers : Capacité à construire, mettre à jour et suivre régulièrement les tableaux de bord liés aux dépenses, à la facturation, aux commandes et aux bons de commande, avec un souci constant de fiabilité des données.
• Connaissance du cycle de vente et administratif : Savoir gérer les devis, documents contractuels, bons de commande (clients et fournisseurs), en lien avec les équipes commerciales, ainsi que préparer les dossiers pour les appels d’offres.
• Compétence en gestion administrative transversale : Capacité à remplir et traiter des documents officiels (formulaires clients, RIB, attestations, dossiers pour partenaires publics type BPI, collectivités…), gérer les contrats généraux (services, équipements), et suivre les obligations réglementaires (électricité, extincteurs…).
• Organisation logistique et gestion des déplacements : Savoir planifier et réserver les déplacements professionnels, gérer les notes de frais, les factures associées, les plannings véhicules, tout en assurant un suivi complet et sans erreur.
• Maîtrise des outils bureautiques et de suivi : Parfaite maîtrise d’Excel (ou équivalent) pour la gestion des tableaux de suivi, et capacité à tenir à jour des fichiers de suivi projet, d’indicateurs ou de reporting à destination de la direction.

Soft Skills

• Réactivité : Capable d’exécuter rapidement les tâches confiées, sans relance, avec un sens aigu des priorités, en traitant les demandes urgentes dès leur réception.
• Agilité : Flexible et capable de passer d’un sujet à l’autre sans perte de concentration ni de qualité, tout en s’adaptant aux priorités changeantes.
• Rigueur : Fiable, constant.e et autonome, tu exécutes les tâches avec précision et sérieux, sans besoin de supervision, avec un vrai souci du travail bien fait.
• Rapidité d’exécution : Vive d’esprit, tu comprends vite, agit vite et travaille efficacement, en maintenant un haut niveau de performance.
• Résistance à la charge mentale : Capable de gérer plusieurs sujets en parallèle, dans un environnement intense et mouvant, tout en restant structuré.e et performant.e.
• Sens de l’organisation : Sait prioriser, structurer ses journées et gérer les urgences avec méthode, pour faire avancer l’ensemble des sujets sans blocage.
• Précision : Extrêmement attentive aux détails, elle produit un travail fiable sur des enjeux critiques (Indicateur, Saisie comptable, Rapprochement bancaire, TVA, paie, facturation).
• Fiabilité et posture de confiance : Personne de confiance & autonome, sur qui l’on peut s’appuyer sereinement pour gérer des sujets sensibles et transverses.

Déroulement du processus de recrutement

• 📞 Préqualification RH téléphonique (15min) → Vérification des prérequis, posture et motivation
• 💬 Entretien RH approfondi (30min) → Évaluation des soft skills & expérience
• 🧑‍💼 Entretien technique (1h) → Preuve de compétence sur les missions attendues & évaluation de l’alignement avec les valeurs ORNISEC
• 📞 Prise de Référence → Validation externe des hard skills et soft skills

Alors, prêt.e à repousser les limites de la cybersécurité ? Si tu coche les cases et que tu es intéressé.e, n’hésite pas à envoyer ton CV à Charlotte COLIN, Responsable Recrutement ORNISEC – c.colin@ornisec.com